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浅析企业用工规范与指引
 作者:admin   点击:73次

我国《劳动合同法》已颁布实施近七年,该法在完善劳动合同法律制度,保护劳动者合法权益,规范劳动关系等方面都发挥着重大的作用,尤其是对企业规范用工提出了更高的要求,一旦企业用工不规范、违法,必将承担严重法律后果。笔者试着从规范企业用工的角度,对新法执行过程中企业用工管理的应对措施谈点自己的认识与看法。 
  一、谨慎发送《录用通知书》 
  《录用通知书》类似于合同法中的要约,向劳动者发送《录用通知书》后,即对用人单位产生法律约束,但由于其并非劳动合同,且劳动者也没有相应的意思表示,故《录取通知书》对劳动者并没有约束力,所以建议用人单位以不发送为宜。
  二、招聘广告应由入职员工签字确认,作为入职档案予以保存。
  保存招聘广告主要为了确认录用条件。根据劳动合同法规定,员工在试用期内,是不可以随意解除合同的,解除合同的主要理由为不符合录用条件。但录用条件到底如何,极易产生争议。招聘广告经员工确认后,可作为用人单位录用条件的有力证据。
  三、编制《岗位说明书》,并经员工签字确认后,作为入职档案予以保存。
  岗位说明书的主要内容包括:职位名称、工作内容、任职要求、劳动保护、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况等内容。其作用主要有两点,第一相当于招聘广告的作用,可以确定录用条件;其次,告知以上内容系用人单位法定义务,签字的《岗位说明书》可以作为履行通知义务的有力证明。
  四、《员工登记表》应由入职员工本人填写,并签名确认,入档保存。
  用人单位的《员工登记表》应设项完善,由员工本人仔细填写后签名确认。在员工签字保证的内容中,应将员工的保证作为用人单位的录用员工的条件之一。比如可做如下表述:本人保证以上填写内容属实,用人单位亦将以上条件作为本人的录用条件之一,如有虚假,用人单位可与本人解除劳动合同,并不需承担任何责任。如日后发现员工登记表中填写的关键内容存在虚假情况,用人单位可按照《劳动合同法实施条例》第十九条,以员工欺诈导致订立合同为由,与其解除劳动合同。
  五、仔细审核入职员工的离职证明或失业证明等文件 
  《离职证明》不仅仅只是社会保险缴纳和档案转移的手续之一,也是审查员工已经与原单位解除劳动合同的重要手段。按照劳动合同法以及相关法律法规的规定,招用与其他单位尚未解除或终止劳动合同的劳动者,给其他单位造成损失的,应与劳动者承担连带赔偿责任。因此建议用人单位根据实际情况,严格审查入职员工所持的相关资料及其履职经历,尤其是对于涉及商业秘密的职位,应要求入职员工必须出具离职证明,如无法提供的,用人单位则需慎重考虑是否录用及录用的法律风险。
  六、及时签署书面劳动合同 
  用人单位应对书面劳动合同的签署制定严格的管理制度,保证及时签署。众所周知,《劳动合同法》规定,无论何故,只要用人单位与劳动者未及时签署书面劳动合同,用人单位均需承担支付双倍工资的法律后果。笔者根据司法实务中经常会出现以下两种情况提出自己的处理建议:
  A:劳动者接到用人单位录用通知后,但拒不签署书面劳动合同的如何处理?
  《劳动合同法实施条例》对此情况进行了明确规定,如劳动者拒绝签署书面劳动合同,用人单位应与劳动者解除劳动合同,如继续履行合同,则用人单位不能免除其承担双倍工资的责任。 
  B: 一直未与劳动者签署书面劳动合同,是否有补救方式?
  首先,对用人单位而言,与劳动者协商补签是最为恰当的;其次,按照山东省高院的指导意见,双倍工资可以视为有期限的给付之债,诉讼时效从履行期限届满起算。也即,如一直未与劳动者签署书面劳动合同,用人单位应支付劳动者自用工之日起第二个月至第十二个月,共计11个月的双倍工资,劳动者有权在第十二个月届满之日起的一年内主张该11个月的双倍工资。如劳动者逾期主张,则由于超过法定诉讼时效而丧失胜诉权。
  6.1 劳动合同应该载明企业和劳动者的通知方式
  一旦劳动者与用人单位产生矛盾,最令用人单位头疼的问题就是无法与劳动者取得有效的联系,劳动合同的解除通知或其他通知无法及时有效的通知到劳动者。司法实践中,如果用人单位的解除劳动合同的通知没有送达到劳动者,劳动仲裁机构或法院将认定劳动合同并未被解除。所以,劳动合同中,一定要载明企业和劳动者的通知方式,比如可做如下表述:甲乙双方一致同意将以下地址作为双方约定的有效送达地址,与本合同有关的通知、文件等,均应向该地址发送。以挂号信或快递方式发出的,发出3日后视为收讫,以专人交付的,交付时视为收讫。如一方联系地址发生变动,应及时书面通知另一方予以变更,若未通知的,则向原地址发送通知视为收讫。
  6.2  劳动合同应根据实际情况合理确定工时制度
  在劳动合同的标准范本中,需要双方对工时制度进行选择,很多用人单位往往一刀切的选择标准工时,其实并不明智。全日制用工制度目前可选择的工时制度,共有三种,列明如下:
  种类 标准工时制 综合计算工时制 不定时工作制
  适用范围 一般劳动者 需连续作业、只受季节和自然条件限制等工作(法定三类人员 注释) 高管、长途司机、外勤、推销等工作(法定三类人员 注释)
  内容 8h/天,40h/ 一个周期内平均8h/天,40h/ 无固定时间要求
  施行要求 不需要批准 需劳动部门批准 需劳动部门批准
  加班 工作时间超过标准时间属于加班,休息日、法定节假日安排工作属于加班。 一个周期内超过总标准工作时间属于加班;节假日安排工作属于加班。 一般不存在加班,只有法定节节假日安排工作属于加班。
  注释:1995年1月1日劳动部《关于企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批办法 》第四条   企业对符合下列条件之一的职工,可以实行不定时工作制。        (一)企业中的高级管理人员、外勤人员、推销人员、部分值班人员和其他因工作无法按标准工作时间衡量的职工; (二)企业中的长途运输人员、出租汽车司机和铁路、港口、仓库的部分装卸人员以及因工作性质特殊,需机动作业的职工; (三)其他因生产特点、工作特殊需要或职责范围的关系,适合实行不定时工作制的职工。 
  第五条  企业对符合下列条件之一的职工,可实行综合计算工时工作制,即分别以周、月、季、年等为周期,综合计算工作时间,但其平均日工作时间和平均周工作时间应与法定标准工作时间基本相同。 
  (一)交通、铁路、邮电、水运、航空、渔业等行业中因工作性质特殊,需连续作业的职工;(二)地质及资源勘探、建筑、制盐、制糖、旅游等受季节和自然条件限制的行业的部分职工;(三)其他适合实行综合计算工时工作制的职工。 
  由此可见,不同工时制度对于加班的认定存在很大差异,用人单位应该根据职工或岗位的实际情况,采用适合的工时制度。如对于工作时间较长的高层管理人员,采用不定时工时,这样可以大大减少用人单位加班费的支出。
  6.3 劳动合同应根据实际情况明确约定工资数额
  劳动合同中的工资数额可能不会成为劳动纠纷中加班费、补偿金等的唯一计量标准,但劳动合同中约定的工资数额毕竟是劳资双方约定的重要内容,在不低于本地最低工资的前提下,较少为宜。我们通过以下案例可发现劳动合同中关于工资数额的约定,具有特殊的法律意义。案例:某单位实行标准工时制度,且规定每周工作六天,月薪2000元,即该月薪包括周六的加班费用。但由于劳动合同并未将前述薪酬情况作以明确表述,而是简单的在工资一栏填写了2000元,因此导致劳资双方在后期周六加班费支付问题上发生了很大争议,最终劳动仲裁机构认定劳动合同约定的2000元工资系标准工时工资,即不包括周六加班费用。 
  6.4 合理约定试用期 
  试用期的期限,劳动合同法有明确的规定,用人单位应在考虑员工满意度等问题的前提下,予以选择,列表如下:
  劳动合同期限 试用期
  以完成一定工作任务为期限的劳动合同 不得约定试用期
  劳动合同期限不满三个月 不得约定试用期
  非全日制用工 不得约定试用期
  劳动合同期限3个月至1 不得超过1个月
  劳动合同期限1年至3 不得超过2个月
  劳动合同期限3年以上固定期限劳动合同 不得超过6个月
  无固定期限的劳动合同 不得超过6个月
  6.5 合理约定试用期工资
  试用期工资数额应当不低于劳动合同约定工资的百分之八十,并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。2014年芝罘区、莱山区、福山区、牟平区、开发区、高新区、莱州市、龙口市、招远市、蓬莱市月最低工资标准为1500元;莱阳市、栖霞市、海阳市、长岛县月最低工资标准为1350元。 
  另外,试用期到期后,员工工资应自动变为劳动合同约定的正式工资。 
  现实中,很多企业往往在试用期后设置了所谓转正的程序,无形中拖长了员工的试用期,这不仅违反法律规定,而且员工亦可以此为由,主张合同解除并要求单位承担赔偿金。试用期的审核,应在试用期结束前完成,并最终确定该员工是否符合录用条件,如符合,则履行单位的转正手续,继续与其履行劳动合同;如不符合,则在保留相关证据的前提下,与其解除劳动合同。
  6.6合理约定劳动合同的期限
  劳动合同期限的约定涉及三个问题。首先是试用期的期限,前文已述,不再赘述。其次是解除劳动合同时,应当支付经济补偿金还是经济赔偿金(双倍的经济补偿金)。同样是在劳动者工作一年后想与其解除劳动合同,如约定劳动期限为一年,则支付经济补偿金即可;如约定的劳动期限为三年,则属于提前解除劳动合同,需支付经济赔偿金(双倍的经济补偿金)。所以单从这个角度看,将劳动合同期限设置较短为宜。最后,涉及无固定期限劳动合同的签署问题,按照《劳动合同法》第十四条规定,如连续订立二次固定期限劳动合同,除特殊情形或劳动者要求外,续订合同时,应当签署无固定期限劳动合同。无固定期限劳动合同签署后,意味着用人单位单方解除合同支付赔偿金的风险大大增强了,从这方面看,劳动合同约定的期限较长为宜。
  七、签收企业体育彩票365爱彩彩票 
  企业体育彩票365爱彩彩票也称企业内部法,是企业依据法律法规和本单位的实际情况,建立的内部生产、经营和管理等诸方面的行为规范。根据规定,合法的企业体育彩票365爱彩彩票可以作为处理劳动争议的依据,但前提必须是内容合法、经过平等协商程序、向劳动者公示或告知劳动者。对于企业来说,让新员工尽快了解单位体育彩票365爱彩彩票,并保证该体育彩票365爱彩彩票对其具有法律约束至关重要,在此笔者建议用人单位可将企业的体育彩票365爱彩彩票汇编成册或融合在企业的员工手册里,在新员工入职时向其发放并由本人在《发放签收表》上签字确认,用人单位需妥善保留。
  八、及时建立职工名册
  建立职工名册是用人单位的法定职责,应当作为入职程序之一,否则可能承担相应的行政机关的行政处罚。
  九、依法办理社会保险
  在现实生活中,社会保险的缴纳主要存在两个方面的问题,一是缴纳不及时。有些企业会在劳动关系建立之后几个月后,认为双方劳动关系稳固后再为其缴纳保险;二是缴纳不足额。多数企业并非按照员工的实际工资数额缴纳保险,而是按照社保的最低缴费基数缴纳社会保险。以上做法的风险主要有三点:首先是行政部门的行政处罚;其次,未依法缴纳社会保险是《劳动合同法》第三十八条规定的劳动者单方解除劳动合同的法定理由之一,劳动者可随时以此为主张要求解除合同,并要求用人单位承担经济补偿金。最后,也是可能给用人单位造成最大损失的一点,在劳动者发生疾病或工伤时,由于保险的缴纳数额和缴纳时间,可能造成劳动者享受的工伤或医疗的待遇不同,如以上待遇不同是由于用人单位造成的,用人单位应当承担赔偿责任,由此导致的赔偿数额也相对较大。
另,某些企业存在的另一种更不规范的做法是与劳动者签订合同,约定不缴纳保险并将单位应缴纳的保险费用直接发放到劳动者手中。此等做法不可取,用人单位依法并不能免除其本应承担的法定义务。

                                        鑫士铭律师事务所 黄连慧 供稿

 

 
   
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